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如何创建一个有效的联系方式,促进您的生产力

张贴了保罗·坎宁安 2017年11月3日 富有成效 0评论

提高生产力 如您所知,大多数博客都有一个联系人页面。它是我们在建立新博客时创建的第一个页面之一。我们希望人们能够赞美我们,为我们提供利润丰厚的广告和书籍优惠,并求助我们为他们创造精彩的产品,对吧?

好的,这样可能会伸展一点东西。但我们希望人们能够与我们联系。博客毕竟是与人联系。

使用诸如此类的WordPress插件将简单的表单添加到联系人页面很容易触点形式7忍者形式或者重力形成(我的个人最爱)。但是你可能没有意识到的是联系页面可能会成为负担。

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一个简单的联系表单

在一个新博客的早期,一个联系人可以在任何一周内生成一部少数电子邮件,您可以在任何时候都阅读和响应。

但随着博客的发展,这些电子邮件可能会变得难以处理。几年前,当我的博客开始走红时,我发现自己花了太多时间处理联系表格电子邮件,这开始对我的博客产生影响。

我当时注意到的最大问题是:

  • 读者发送给我紧急问题,我觉得紧迫地回应。
  • 读者一遍又一遍地向我发送同样的问题,迫使我在写作同样的反应之间或根本没有回复。
  • 无法区分重要的和不重要的电子邮件。我不得不点击每个联系人电子邮件,看看他们是关于的,然后按下最不重要的顺序回去处理它们。每封电子邮件都处理了两次。
  • 客户通过我的电子商务系统要求我做他们可以自己做的事情。例如,他们想要丢失的电子书文件的另一份拷贝,却没有意识到他们可以随时登录商店下载这些文件。

今天,我可以在每天早晨在一个十分钟的街区中处理我的联系页面请求。在剩下的时间内,只有最高优先级的电子邮件引起了我的注意。

但是你不需要一个溢出的收件箱来采取我即将推荐的步骤。您可以从一开始就将您的联系表格转化为高效的生产力。

设定期望

不管你的博客有多大,第一步是消除你会立即回复的期望。我住在一个时区(澳大利亚东海岸),在那里我提交的联系人表单大多是在我睡觉的时候提交的,在早上等着我。

在我的联系表格上,我有一个简单的消息:

“谢谢你联系我!我位于澳大利亚的东海岸,GMT + 10,并每天检查我的联系表格一次提交,所以请耐心等待,我会尽快回复您。“

那条留言立即让人们知道我不会直接回应。如果他们的问题超级了,他们会问其他地方以获得更快的答案。那很好。但他们不只是盯着他们的收件箱,因为我忽略了他们而生气。

达伦进一步迈出了一步ProBlogger联系页面。他明确表示并非所有电子邮件都会得到回复。他也明确了哪一个电子邮件他不会回复。

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problogger联系页面

通过设定这些期望,达伦和他的团队可以减少他们收到的电子邮件的数量,给自己更多的时间来关注他们的电子邮件处理。

进行联系的邮件

我在处理我的联系人页面电子邮件时的第一步之一是设置一个收件箱规则,将它们全部移动到特定文件夹。这让他们弄乱了我的收件箱,意味着我可以每天一次或两次处理它们。

不幸的是,有几十封电子邮件具有“新联系人提交”的主题行,并没有任何更高效的。

不同的电子邮件具有不同的优先级。广告请求不会与读者的问题具有相同的优先级。挑战是按优先级排序它们,这样你就可以首先处理重要的问题 - 特别是当你无法掌握他们的那些忙碌的日子里。

我的解决方案是在我的联系表单中添加一个下拉列表,让访问者选择联系我的理由。以下是我使用的“联系原因”列表左脑博客

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让访客告诉你为什么他们联系你

我之前提到的所有WordPress插件都可以创建一个下拉列表。

另一种选择是使用“主题”字段,让访问者告诉您他们联系您的原因。但是你可能会收到太多通用的主题。“我需要帮助!”),这对你的分诊没有帮助。

这种简单的变化对我的效率产生了立即影响。在忙碌的日子里,我可以先采取客户服务请求,并在当天晚些时候甚至第二天留下一般问题。虽然它可以意思是不回复邮件,我的下一个建议将帮助你避免这个问题。

在他们被问到之前回答问题

在某些时候,您将不复存在地处理您收到的每个联系人电子邮件。显而易见的解决方案是减少电子邮件负载。您收到的电子邮件越少,您可能忽略的电子邮件越少。

您可以在一个人提交联系表之前回答的任何问题都是双赢的局面。他们得到了一个快速答案,你节省了不必写下个人答案的时间。但要这样做,你需要一起播放几个步骤。

第一步是识别您获得的请求中的模式。通过批量处理您的电子邮件,您将快速识别一次又一次地提出的问题。

第二步是在你的联系页面上回答这些问题。通过添加一个常见问题(FAQ)部分,您将能够提供所有这些问题的答案。在Smart Passive Income公司,帕特·弗林(Pat Flynn)建立了一个在他的联系页面上广泛的常见问题解答因为他收到了许多类似的请求。

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Pat Flynn的联系页面常见问题解答

如果一个问题需要一个更详细的答案,花几分钟写一篇博客文章,然后从你的FAQ链接到它。你博客上的额外内容甚至可以帮助搜索引擎流量。

如果您在表单中设置了“联系人的理由”下拉列表,则可以根据所选人员的任何原因使用条件逻辑以显示不同的常见问题解答。忍者形式和重力形式都将这种能力作为付费功能。

最后一步是在你的联系页面中添加一个注释,鼓励访问者搜索你网站的搜索功能。他们可能没有意识到你已经有了回答他们问题的博客文章。(你可能还需要让你的搜索框更容易被找到。)

外包

无论您如何在处理联系电子邮件时有多效率,当您不想再与他们自己处理时会有一天。您可以决定您的时间太有价值,无法回答基本请求。或者您可能只是厌倦处理所有这些电子邮件。

这没什么好羞愧的。大多数以博客为基础的企业在某种程度上达到了自然的极限,无法超越一个博客每天所能达到的规模。

在这一点上,您可能会开始将其外包给工作人员或虚拟助手。但除非你已经在这篇文章中做出了我所建议的事情,否则你的外包可能最终凌乱和效率低下。

要让它获得最大的成功机会,请将您的系统就位你外包。例如:

  • 设定预期的响应时间,这样你就可以雇人在一天的特定时间完成工作。让你的虚拟助理在早上7点处理所有的联系邮件,这意味着你只有一些剩余的例外情况需要处理,你在早上8点才开始工作。
  • 设置“联系人的理由”下拉,因此您可以根据其主题行路由每个请求。如果客户对他们购买的产品的支持请求,请将其路由到您的客户服务票务系统,为您的团队处理。并有关于您的赞助邮费直接路由到您的信息的请求,以便您个人可以跟进。
  • 使用常见问题解答推迟请求并减少您收到的电子邮件金额。它将减少VA或工作人员花费处理这些电子邮件的小时数。

从哪里开始

在这篇文章中,我已经给了你一些技巧和策略,把你的联系页面变成一个高效的工具,这样你就可以更有效地运行你的博客和你的业务。

但是实现全部的最佳方法是什么?这是我的建议。

  1. 在你的联系页面添加一个备注,说明你一天只处理一次电子邮件(设定期望)。
  2. 创建一个电子邮件规则,可自动将所有联系人电子邮件移动到文件夹,然后每天设置批量处理它们。开始对保持裁剪的请求的票据以及您宁愿收到的请求。
  3. 添加“联系人的原因”列表到您的联系人表格,以便在您正在处理它们时优先考虑电子邮件。
  4. 开始添加回答最常见问题的faq,以减少你的电子邮件负荷。
  5. 定期审查您的“联系方式”列表和常见问题解答,以控制您收到的电子邮件金额。每当您一次又一次地接听同一个问题时,将它添加到您的常见问题解答。
  6. 如果您尽可能高效地制作了效率,但您仍然处理过多的电子邮件,请查看外包。

希望这些提示将帮助您节省时间并提高生产力。但如果您有任何疑问,请随时留下评论,我会尽快回答它们。

你的博客上有联系页面吗?你是如何处理这些询问的?你有什么建议想分享吗?

关于保罗坎宁安
Paul Cunningham是澳大利亚布里斯班的博主,作者和在线教练。他正在发射左脑博客分享他10岁以上建立成功博客的经验。保罗还经营着热门的技术博客实用365.该公司每年为数百万名IT专业人士提供服务。
注释
  1. 乔恩斯图尔特说: 2017/03/2017在上午1:22

    真的很喜欢这篇文章中的提示。您是否知道将这些电子邮件路由到收件箱的特定方式,以便“联系人的理由”类别成为电子邮件标题?

    • 保罗·坎宁安说: 2017/03/2017于上午9:24

      是的。这取决于您使用的插件。触点形式7let’s you craft the notification email and specify which field you want to use for the email subject, as well as any text, for example a subject of “Left Brain Blogging – [menu 520]”, where “menu-520” is the ID of the drop down list in the form (this will vary for each form but there’s help text in the CF7 UI to help you work out the exact field name). Gravity Forms has a similar functionality, so you can configure your email notifications to have a subject of “Left Brain Blogging – {Reason for contact:3}” for example. Hope that helps.

      • 谢谢你这么好的帖子!我真的很喜欢你展示了Pro-Blogger联系页面的信息图形,并将其所有内容指定了自我。You say that Outsourcing is a good option.My doubt is being a blogger i am afraid that if i hire a guy to respond to the mails that i am getting the quality of mails that are sending might be affected which i don’t want, so is there any other alternative of this.

        • 保罗·坎宁安说: 11/09/2017上午7:27

          很难聘请某人回应假装成为您的每一封电子邮件,这不是我建议的。外包适用于特定的重复任务,如客户服务。

  2. 您将保持联系表格的便捷和简单越大,转换机会越高。

  3. 谢谢你的帮助
    问候:trickygeeker.

  4. 大家好
    伟大的博客。谢谢你分享这么有用的信息。我真的很喜欢这篇文章中的技巧。

  5. 良好的建议保罗。自从我在Twitter和Facebook和其他网站上花费这么多时间,我通过各种渠道获得请求。因此,我通过电子邮件和我的联系人页面领域的一部分请求以及通过其他流的卷。

    在被问及之前回答问题的良好建议。我的博客上有几个宠物帖子准备好参考人们通过电子邮件发送或联系我。快速复制和粘贴,我在大约10秒内彻底回答这个问题。

    瑞安

    • 保罗·坎宁安说: 2017年11月11日上午10:30

      我也有很多10秒的重复答案。我甚至有一些文本代码段设置为快捷方式。他们是常见问题解答的候选人。Even if you only save 5 minutes of your own day, you also speed up the time it takes for the other person to get the answer they’re looking for, because they don’t need to wait all day (or night on my side of the world) for a response.

  6. 我喜欢这些提示是一篇在Problogger Reader中为我们带来了价值的文章。
    当他需要提出一个问题时,联系表格的电力形式与永久访问者接触,致电提出一个问题,说简单的你好。

  7. 对我来说非常有用的文章,因为我正在获得具有相同主题的所有新联系表单邮件。现在我将优先考虑所有这些电子邮件,以便在一天开始,我可以处理非常紧急和重要的电子邮件。

  8. 这是一个完美的建议,保罗

  9. 写得很好的写作......谢谢你的推献......

  10. 我看到你分析得很好,你可以申请和遵循。

  11. 我从未想过联系页面将在增加感兴趣的对话时发挥如此巨大的作用。
    此外,我相信按顺序给出询问,最好为重复查询做出准备好的文本,因此它将节省我们的时间,努力并充当游客的快速响应。

  12. 谢谢你的这个伟大的提示,这是如此乐于助人,但我如何进行此联系表格代码?

  13. 谢谢,保罗,这里有一些很棒的观点。

    你对联系人表单中字段的最佳数量有什么看法?我们是一个SaaS(软件即服务),显然希望收集尽可能多的信息,关于给我们发送消息的人,但同时又不想关掉他们。有更多的字段,但不是所有的都是强制性的,是不是更好?

    我喜欢下拉列表的想法,我认为我们将实施!

    • 保罗·坎宁安说: 11/12/2017 12:17 PM

      越少。基本上是姓名和电子邮件。但是,如果您只想通过愿意提供更多细节,您只想要表现出真正的兴趣,那么您应该要求更多。我已经看到了表格要求*很多详细信息作为转向“轮胎踢球者”的故意技术。

  14. ajcorp rohit说: 2017/10/11在晚上9:39

    非常丰富的..欢乐写作..谢谢你

  15. 看着我喊道: 2017/12/11凌晨12:30

    我读了这篇文章,看到你分析得很好。我喜欢它,并遵循它。

  16. 欧内斯特盖尔说: 2017/11/11在下午5:55

    哦,好吧,我会发现一些可以做这些东西的人。感谢分享

  17. Expro学院说: 2017年11月30日11:21

    保罗,谢谢你的博客。
    伟大的建议。从我的联系方式上查不到什么线索。我猜你的博客会有很大的帮助。

  18. 它的一种信息联系我们页面,可帮助用户联系管理员和何时跟踪。

  19. Kavya Sri说: 12/02/2017下午6:13

    喜欢联系表格流和概念的细节视图

  20. Ozoprop技术说: 12/06/2017 11:14 PM

    优秀的博客......

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